Adobe
Responsible person:
Anrede: Herr
E-Mail: Thomas.Reimann@med.uni-tuebingen.de
Telefon: 07071 29-8 10 93
Fax: 07071 29-57 30
Straße und Hausnr.: Geissweg 11
Standort (Ebene, Raum): R. 206
The UKT holds a VIP (Value Incentive Plan) with Adobe, this is a rental license agreement with a term of 12 months.
This means:
You always rent the licenses until a fixed date, 19.12. of that year. Then there is a transition period until 18.01 of the new year. If you want to rent a license during the year then the price will be charged and due until 19.12.
It is not possible to rent for a required period, there are always licenses rented until 19.12. of the respective year, but the license can be assigned to another Adobe ID (specified mail address) during the year. The license is rented via a procurement request which is handled by IT Purchasing.
The license is attached to a mail address, which should preferably be: Vorname.Nachname@med.uni-tuebingen.de, other mail addresses are also possible, but especially with the pure uni-tuebingen.de mail addresses there are always problems with Adobe, because the university also holds a VIP contract and then Adobe always says we as 2 separate organizations would exchange the employees among themselves what is not allowed for licensing reasons at Adobe. Also no function or group mail addresses are allowed, because it is a person bound license.
Thus, the license may be used on multiple devices , but not simultaneously and only on e.g. laptop and a mobile device such as a tablet for example. The holding period on a device is min. 90 days. Exception are defect replacements or if the user leaves the company.
So if you want to rent a license, please send a procurement request to IT Purchasing and include the user's mail address. When Adobe releases the license in the Adobe portal, Timo Ohl can create the user and assign the license. A user can use multiple licenses, but only of one product at a time.
As soon as he has created the user in the portal, he receives a mail from Adobe on the mentioned mail address, there in the contained link he is led to an Adobe portal, there he has the following possibilities:
- Assigning a password for his Adobe ID (Corresponds to the specified mail address). The GBIT has no possibility to view or change this password.
- Downloading the application to the work device (MAC and Windows).
The user will receive an automated mail from Adobe in time with the information when his product expires, now a procurement request must be made again and sent to IT Purchasing so that the license can be rented again. Please include the email address here as well.
Prices can be found in the attached Excel document, the prices depend on the dollar exchange rate, so there may be deviations.
Das UKT hält den VIP Mietlizenz Vertrag mit Adobe.
- Miete der Applikation auf 12 Monate
- Ende der Mietdauer ist jedes Jahr am 19.12. dann gibt es eine Grace Period von 2 Monaten.
- Leider kann nicht länger als 12 Monate gemietet werden oder kürzer, außer man mietet unterjährig, dann gilt die Zeit bis zum 19.12. Lizenzen können, zwar einer anderen ID zugewiesen werden, aber eine Verrechnung findet dann nicht statt und dies ist derzeit auch nicht geplant.
- Die Lizenzen sind zwar Personen gebunden haben aber trotzdem eine Geräte Haltedauer von mindestens 90 Tagen, sprich bei einem Gerätedefekt darf die Lizenz umgezogen werden, aber nicht zwischen mehreren Geräten hin und hergetauscht werden. Ausnahme sind PC/MAC auf z.B. Ipad oder ähnliche mobilen Device, allerdings ist keine zeitgleiche Nutzung erlaubt.
- Die Lizenz an die Mailadresse des jeweiligen Users gebunden, somit wird die Mailadresse zur Adobe ID. Funktionsmailadressen, oder Sammeladressen sind nicht erlaubt. Wenn auch technisch möglich.
- Das genutze Gerät muss in irgendeiner Form dem UKT zugewiesen sein, entweder Inventar Aufkleber des Klinikums oder nachweislich dem Institut gehörend (Drittmittel finanziert kann bei einer Lizenzprüfung zu Problemen führen), Private Geräte sind nicht erlaubt, auch keine privaten mobile Device.
- Adobe bittet uns nur Mailadressen nach dem Schema Vorname.Nachname@med.uni-tuebingen.de zu nutzen, da die UNI ebenfalls einen VIP hält. Technisch ist es kein Problem, wir möchten aber so wenig wie möglich auf dem Radar von Adobe auftauchen, deshalb die Bitte zu sehen ob es geht das die meisten Kollegen eine Maildresse des Klinikums nutzen.
- Der Vertrag beinhaltet zwei Komponenten
- Installation auf einem nativen Gerät ( Windows / MAC)
- Installation in Citrix oder einer anderen Virtualisierungsplattform, Problem ist hierbei, das die im Klinikum genutze Version nicht erlaubt ist da wir die aktuelle Session ( alle Applikationen des published Desktop) von einem physischen Gerät auf ein anderes, zur Laufzeit, umziehen. Damit ist ändert sich der Rechnername was laut Adobe nicht zulässig ist wegen der Haltedauer von 90 Tagen.
- Deshalb nutzen wir Adobe Lizenzen nicht im Fernzugang oder an Universalarbeitsplätzen des Klinikums.
- Wir halten das Preislevel 2 Preise im angehängten Excel Dokument
- Ab 3 Appplikationen macht die App "Adobe Creative Cloud Complete for Teams" Sinn , dort sind dann alle Applikationen enthalten.
- Wenn man die Lizenzen weiter mieten möchte dann finden Sie in der Datei andere Seriennummern, diese sind Verlängerungslizenzen, mit einer Laufzeit jeweils von 12 Monaten
Genereller Ablauf, wenn Sie Lizenzen beschaffen möchten, bitte eine Bedarfsmeldung an den IT-Einkauf, bitte dort angeben welche Lizenzen Sie benötigen und welcher Mailadresse diese zugewiesen werden sollen.
Sobald ich die Info bekomme das die Lizenzen bestellt sind und auch da sind lege ich die Kollegen im entsprechenden Portal von Adobe an, dann erhalten die Kollegen eine Mail auf die angegebene Mailadressen, dort erstellen Sie sich dann ein Passwort für die Adobe-ID. Dieses Passwort kann von der IT nicht eingesehen oder geändert werden, deshalb ist der Zugriff auf dieses Postfach sehr wichtig, da auch andere Kommunikation von Adobe darüber läuft.
Beschaffungszeitraum: nach Eingang des BA ist in der Regel mit 2 Wochen zu rechnen. Bei weiteren Fragen einfach melden.
Anrede: Herr
E-Mail: Thomas.Reimann@med.uni-tuebingen.de
Telefon: 07071 29-8 10 93
Fax: 07071 29-57 30
Straße und Hausnr.: Geissweg 11
Standort (Ebene, Raum): R. 206